О проведении совещания в соответствии с повесткой

О проведении совещания в соответствии с повесткой


Повестка безусловно должна включать в себя перечень обсуждаемых тем. Не будет повестки – будем обсуждать что придется. Для каждой темы, по-хорошему, должно быть написано: Время на обсуждение темы – это позволяет а) оценить, сколько тем мы реально успеем обсудить за время б) в процессе проведения отслеживать, не пора ли переходить к следующей теме Кто ведет обсуждение и каким образом он это делает – это будет презентация, мозговой штурм, высказывание мнений по кругу или что? Кто это дело будет вести?

12 заповедей руководителя при проведении совещаний


Руководителю следует начинать совещание с приветствия, краткого обзора повестки дня, напоминания о мобильных телефонах и передачи слова для доклада по первому вопросу.

Затем идет рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня, с выступлениями, полемикой, обсуждением и выработкой решений, включая запись соответствующих формулировок в проект протокола. Этап проведения совещания заканчивается, когда повестка дня исчерпана, и проект протокола сформирован, после чего руководитель подводит итоги обсуждения и переходит к этапу завершения.


Результативные совещания


Людям необходимо встречаться, чтобы обмениваться знаниями и опытом, а также обсуждать текущее положение дел. Вам не нужно изобретать собственный подход к проведению совещаний.

Все необходимые инструменты и приемы уже найдены и доказали свою эффективность.

Результативное совещание предполагает рациональное использование рабочего времени сотрудников: ведь они собираются вместе для получения определенного результата.

Эффективные совещания для эффективного управления компанией


Информационные (инструктивные) — доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений “сверху вниз” по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений; Оперативные (диспетчерские) — получение информации “снизу вверх” от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений; Проблемные (ситуационные) – коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам.



В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими за­дачами, решение которых невозможно без привлечения многих специа­листов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д.

Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведе­ние собраний, заседаний может быть заложено в организационно-устав­ной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).

Как составить повестку дня


Повестка дня – это подробный список тем, которые будут рассматриваться на встрече или совещании.

Она является неотъемлемой частью планирования и проведения встреч, поскольку в ней описываются цель встречи и рассматриваемые вопросы, перечисляются докладчики и определяется время на рассмотрение каждого вопроса. Если вам необходимо спланировать встречу, соберите всю необходимую информацию и структурировано распределите ее в повестке дня.

Шесть этапов правильного совещания


― это не место, где можно высыпаться или имитировать бурную деятельность.

Если ваши собрания проходят в подобном режиме, задумайтесь, правильно ли они организованы.

Инструкцию по эффективному «разбору полетов» предлагает Александр Кудряшов .

Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании.

Подготовка к совещанию


Подготовка к совещанию включает в себя решение руководителем ряда задач, основными из которых являются: • постановка цели; • составление повестки; • определение участников; • подготовка раздаточного материала; • определение времени проведения. Постановка цели. Перед совещанием руководителю полезно найти ответы на вопросы: «Какова цель этого совещания?», «Насколько оно необходимо и что произойдет в случае непроведения совещания?», «Что будет основным критерием достижения желаемого результата (решения поставленных перед совещанием задач)?» Если у руководителя перед совещанием нет ответов на эти вопросы, то существует серьезная опасность того, что оно превратится в простую трату времени.